Szafy kartotekowe – sposób na utrzymanie porządku w dokumentacji medycznej
Choć w firmach mamy mocny trend przechodzenia na dokumentację cyfrową, na chwilę obecną całkowite wyeliminowanie jej papierowej formy jest niemożliwe. Praktycznie każdy przedsiębiorca musi nawet latami przechowywać zarchiwizowane dokumenty. Do tego, jeśli są poufne lub zawierają wrażliwe dane, powinny być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Szczególnie dużo gromadzi się ich m.in. w placówkach medycznych, dlatego w miejscach takich doskonale sprawdzają się metalowe szafy kartotekowe. W artykule przedstawiamy ich zalety oraz podpowiadamy czym kierować się przy wyborze – zapraszamy do lektury!
Czym są szafy kartotekowe?
W ogromnym skrócie szafy kartotekowe to meble wyposażone w szereg odpowiednio wyprofilowanych szuflad. Mogą służyć zarówno do przechowywania dokumentów w pozycji stojącej lub wiszącej, jak i m.in.:
- optycznych nośników danych,
- rysunków technicznych,
- całych folderów z dokumentacją.
Kluczową różnicą względem standardowych szafek tego typu jest przede wszystkim możliwość przejrzystego segregowania znajdujących się w środku rzeczy. Meble te mają metalową konstrukcję, a ich szuflady wysuwają się daleko na teleskopowych prowadnicach, co gwarantuje płynność ich ruchu. Kluczowe elementy to także:
- centralne zamki ryglujące,
- szyldy na frontach pozwalające na opisanie zawartości poszczególnych przegród,
- systemy uniemożliwiające całkowite wysunięcie szuflad i ich wypadnięcie z prowadnic.
W większości przypadków meble te są przystosowanie do dokumentacji w formacie A4 lub A5. Doskonale sprawdzają się we wszystkich firmach przechowujących duże ilości dokumentów, w tym m.in. w placówkach medycznych.
Jakie są korzyści z wykorzystywania szafek kartotekowych w placówkach medycznych?
Najważniejszą korzyścią wynikającą z wykorzystywania szafek kartotekowych jest porządek w dokumentacji. Dzięki odpowiedniej segregacji łatwo dotrzeć do potrzebnych informacji, np. danych na temat konkretnego pacjenta, co usprawnia pracę szpitala czy przychodni. Jednocześnie ogranicza się ryzyko zagubienia ważnych dokumentów.
W przypadku placówek medycznych przechowywana tam dokumentacja często jest poufna. Szafki kartotekowe są wyposażone w centralne zamki, a więc można w skuteczny sposób zabezpieczać ich zawartość. Warto dodatkowo wdrożyć odpowiednie procedury zarządzania dostępem do kluczy.
Kolejną ważną zaletą tych mebli jest ochrona dokumentów przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Szafki są metalowe, wyjątkowo odporne na uszkodzenia mechaniczne. Do tego ich zawartość jest świetnie zabezpieczona przed wysoką temperaturą i płomieniami – metal jest niepalny. Konstrukcja chroni także papier przed kurzem, wilgocią czy zabrudzeniem.
Zakup szafek kartotekowych to inwestycja na lata!
Wymieniając zalety szafek kartotekowych, należy wspomnieć jeszcze o ich trwałości. Metalowe konstrukcje są bardzo solidne i nawet po latach intensywnej eksploatacji zachowują sztywność. Do tego łatwo utrzymać ją w czystości, a w razie potrzeby zawsze można odświeżyć meble poprzez odmalowanie. W efekcie ich zakup jest bardzo opłacalny – stanowi inwestycję nawet na dziesięciolecia!
Na co zwrócić uwagę podczas zakupu szafek kartotekowych do dokumentacji medycznej?
Jeśli planujesz zakup szafek kartotekowych w celu przechowywania dokumentacji medycznej, zacznij od określenia jej formatu. Meble musisz dobierać pod tym kątem, ale oprócz tego myśl przyszłościowo. W szpitalach, przychodniach i innych punktach związanych z opieką zdrowotną ilość dokumentów nieustannie rośnie. Weź to pod uwagę i kupuj szafy z dużym zapasem pojemności, dzięki czemu posłużą Ci dłuższy czas. Dodatkowo zawsze zwracaj uwagę na maksymalne dopuszczalne obciążenie poszczególnych szuflad.
Najlepsze szafy kartotekowe znajdziesz w ofercie Budo-EX!
Inwestycja w tego typu meble do trzymania dokumentacji medycznej zwróci Ci się m.in. w postaci większej wydajności pracy oraz wyższej jakości obsługi pacjentów. Będzie tak, jeśli postawisz na funkcjonalne i solidnie wykonane szafy kartotekowe. Znajdziesz je w ofercie firmy Budo-EX – złóż zamówienie już dziś! Proponujemy je w wielu wersjach różniących się m.in. wielkością szuflad, ich przeznaczeniem oraz maksymalnym udźwigiem.
