Szafy aktowe – idealne rozwiązanie do firmowego archiwum

Chcesz wiedzieć, jak wybrać odpowiednie szafy do archiwum firmowego? Zastanawiasz się, na które elementy należy zwrócić uwagę podczas ich zakupu? Jeżeli zmagasz się z tego rodzaju pytaniami, przeczytaj już teraz nasz krótki poradnik! Jesteśmy przekonani, że zawarte w nim wskazówki okażą się dla Ciebie przydatne i pomogą Ci podjąć trafną decyzję!

Dlaczego potrzebujesz szafy aktowej?

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od tego, w jakiej branży działa, musi prowadzić dokumentację księgową i personalną. W początkowej fazie funkcjonowania firmy dokumentów jest niewiele, jednak z czasem ich przybywa, a to oznacza, że należy wygospodarować odpowiednie miejsce do ich przechowywania.

Trzymanie ich na półkach z pewnością nie wchodzi w grę, tym bardziej że zapełnione dokumentami segregatory wyglądają nieestetycznie, a co ważniejsze – nie zapewniają umieszczonym wewnątrz danym bezpieczeństwa. Każdy może przecież po nie sięgnąć i zapoznać się z ich treścią. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest umieszczenie dokumentacji w specjalnej szafie aktowej. 

Decydując się na jej zakup, osiągniesz szereg korzyści, na przykład:

  • z łatwością utrzymasz porządek,
  • stworzysz funkcjonalną, przejrzystą kartotekę,
  • uprościsz archiwizację dokumentacji,
  • zapewnisz bezpieczeństwo wrażliwym danym.

Warto podkreślić, że w praktyce ten ostatni aspekt ma największe znaczenie. Dokumenty księgowe oraz akta personalne w żadnym wypadku nie powinny wpaść w niepowołane ręce. Przechowując je w specjalnych, zamykanych na klucz szafach, zyskujesz pewność, że nikt nieuprawniony nie będzie miał do nich dostępu. 

Jak wybrać szafę aktową?

Znalezienie odpowiedniego modelu jest całkiem prostym zadaniem – wystarczy, że przed zakupem szafy na akta przemyślisz trzy istotne kwestie. Ich szczegółowe omówienie znajdziesz poniżej. 

Materiał 

Tworzywo bezpośrednio wpływa nie tylko na estetykę, ale przede wszystkim na trwałość mebli biurowych. Warto pamiętać, że przepisy prawa wymagają, by niektóre dokumenty przechowywać przez kilka lat. Wybierając szafę na akta, należy więc zadbać o to, by była ona zrobiona z materiału, który przetrwa w niezmienionym stanie przez długi czas. 

Najlepiej sprawdzają się meble wykonane ze stali. Są one:

  • wytrzymałe i bezpieczne – nawet po zapełnieniu ciężkimi dokumentami nie uginają się ani nie odkształcają,
  • odporne na wilgoć, zarysowania i uszkodzenia mechaniczne,
  • trudne do sforsowania.

Sprawia to, że umieszczona wewnątrz dokumentacja jest dobrze chroniona i pozostaje bezpieczna nawet w momencie wystąpienia nieprzewidzianych wydarzeń, takich jak np. włamanie do siedziby firmy.  

Jakość

Kupując szafę aktową, zadbaj o to, by była ona wykonana i wykończona w profesjonalny sposób. Pamiętaj, że wybierasz mebel na lata. Wszelkie niedociągnięcia, niedoróbki, czy nieodpowiednia jakość materiałów będą więc wpływać na funkcjonowanie Twojego archiwum.

Chcąc mieć pewność, że dokonasz udanego zakupu, postaw na szafę aktową od firmy specjalizującej się w produkcji mebli z metalu. Dysponuje ona zarówno odpowiednimi materiałami, jak i technologią produkcji, a to znajduje swoje odbicie w jakości finalnego produktu. 

Funkcjonalność

Dostępne na rynku szafy na akta występują w wielu odmianach. Mogą być wyposażone w półki, szuflady lub inne rozwiązania służące segregacji i archiwizowaniu dokumentów. Decydując się na konkretny model, zastanów się więc, jakie ma być jego główne przeznaczenie i co planujesz w nim przechowywać. 

Zwróć również uwagę na parametry szafy aktowej:

  • wielkość – powinna bez trudu pomieścić wszystkie dokumenty, jakie już posiadasz, a także zapewnić miejsce dla następnych,
  • orientacja – w niektórych przypadkach lepiej sprawdzi się model pionowy, w innych – poziomy,
  • sposób otwierania – jeśli masz dość miejsca, możesz wybrać model z drzwiami uchylnymi, w przeciwnym wypadku lepiej będzie postawić na szafę z żaluzją lub szufladami.

Szukasz szafy na akta? Sprawdź naszą ofertę!

Solidna szafa aktowa to inwestycja w bezpieczeństwo przedsiębiorstwa i jego pracowników oraz kontrahentów. Jeżeli zastanawiasz się, gdzie warto ją kupić, odwiedź naszą kategorię szaf aktowych. Jesteśmy pewni, że dostępna tam oferta spełni Twoje oczekiwania i posłuży Ci do stworzenia funkcjonalnego archiwum!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.